E-mails zijn een essentieel onderdeel van ons dagelijks werk maar toch blijven ze vaak ongeopend in de inbox liggen. Waarom gebeurt dat en wat kun je eraan doen, is een vraag die ik tijdens trainingen regelmatig krijg. Ik geef je 3 mogelijke redenen én 3 tips (vanuit mijn schrijfmethodiek Triple B) om te voorkomen dat jouw e-mails ongelezen blijven.

1. Reden: gebrek aan relevantie - Veel mensen openen een e-mail simpelweg niet omdat ze niet meteen zien waarom deze voor hen relevant is. Als de onderwerpregel vaag is of de eerste regels van de e-mail niet direct aangeven wat de ontvanger eraan heeft, negeren we een e-mail liever.

Triple B-tip: Zorg ervoor dat je onderwerpregel en de eerste zinnen van je e-mail duidelijk de toegevoegde waarde voor de lezer aangeven. Vertel direct wat de lezer kan verwachten en waarom het belangrijk is voor hem.

Als jouw e-mail geen prioriteit uitstraalt, verdwijnt deze snel naar de achtergrond

2. Reden: overvolle inbox - Werknemers, vooral in drukke sectoren zoals zorg, onderwijs en finance, hebben vaak een overvolle inbox. Dit zorgt ervoor dat niet alle mails de aandacht krijgen die ze verdienen. Als jouw e-mail geen prioriteit uitstraalt, verdwijnt deze snel naar de achtergrond.

Triple B-tip: Ademt jouw e-mail urgentie en relevantie, dan Houd je e-mail kort en bondig en maak handig gebruik van bullet points, witregels en emoticons 👍😁👊 (indien spaarzaam ingezet, aantoonbaar impactvol). Zo is de inhoud snel scanbaar en kan de lezer sneller inschatten wat belangrijk is, zelfs als hij weinig tijd heeft.

Wat verwacht je van de ontvanger?

3. Reden: onduidelijke actiepunten - Zelfs als een e-mail wordt geopend, kunnen mensen weer vliegensvlug afhaken als onduidelijk is wat de bedoeling is. Een langere, omslachtige tekst zonder concrete actiepunten zorgt ervoor dat je de lezer zo weer kwijt bent.

Triple B-tip: Sluit je e-mail altijd af met een heldere call-to-action (beweegreden): wat verwacht je van de ontvanger? Zorg dat het direct duidelijk is welke volgende stap er moet worden gezet.

Gratis webinar 'Schrijf in beweging'

Op donderdagochtend 17 oktober (10.00 uur) ontdek je tijdens het gratis webinar ‘Schrijf in beweging’ hoe je met zakelijke teksten, zoals e-mails, je lezers direct in actie laat komen. Boek snel een gratis ticket!